文件规格与展示方式
确认尺寸比例、页数、文件格式、静态或轮播方式以及单份展示时长。
科研会议电子海报上传、格式校验和现场替换怎么提前确认
电子海报省去了现场张贴，却把风险转移到文件格式、屏幕比例和版本管理。采购沟通若只提供一个上传入口，没有锁定命名规则、截止版本、播放设备和现场替换权限，开场后容易出现海报找不到、字体错位或作者反复要求换稿。本页把主办方、作者联络人和技术岗位需要共同确认的事项整理成清单。
前期确认
采购沟通时先锁定这 5 项
把范围、依据、责任人和确认节点写入双方共同使用的执行清单。
作者编号与命名规则
用统一编号关联作者、题目和分区，避免仅凭姓名查找同名文件。
上传截止与确认回执
明确截止时间、成功回执和逾期处理方式，未通过校验的文件单独通知。
屏幕测试与替换权限
在实际设备上检查字体、图片和比例，只有指定人员可以接收现场替换。
最终版本与会后归档
保存实际展示版本、替换记录和授权范围，按主办方要求交付或删除。
现场执行
按确认版本执行，并留下可核对记录
遇到临时变化时，先确认处理依据，再同步到相关岗位。
截止后生成总清单
按编号核对应收、已收、待修改和取消展示项目。
布场时进行全量抽检
检查首页信息、边缘裁切、清晰度和轮播顺序，异常文件逐一登记。
开放前锁定播放目录
将已确认文件放入正式目录，临时文件和旧版本移出。
替换后同步清单与归档
记录替换时间、确认人和新文件名，确保播放与交付使用同一版。
FAQ
常见问题
采购沟通阶段先统一这些问题，现场执行会更稳。
作者能在会议当天直接用U盘换文件吗？
不应直接替换，应交给指定岗位校验并由主办方确认，避免把未检查文件放入播放目录。
PDF在电脑上正常，现场屏幕为什么会错位？
可能与页面比例、字体嵌入或播放方式有关，应在实际设备和软件上提前测试。
电子海报可以包含视频吗？
取决于主办方确认的格式和播放能力，不能仅因文件能打开就默认现场支持。
会议结束后是否保留作者源文件？
按主办方与作者约定的授权范围执行，明确保存期限、交付对象和删除要求。
项目咨询
先把责任边界和确认依据写清，再安排现场执行
提供活动时间、场地条件、参与人数和交付要求，可协助整理执行清单。