分组统计用餐人数
把嘉宾、参会者、工作人员和供应人员分别统计，注明每组实际用餐时段。
- 是否包含司机和随行人员
- 提前离场人员是否用餐
- 工作人员是否需要错峰领取
会议餐饮人数和特殊饮食需求怎么提前确认
论坛大会、学术会议和企业会议的餐饮看似只是按人数订餐，实际会受到嘉宾行程、临时报到、工作人员轮班、饮食禁忌和送餐动线影响。询价时只报一个总人数，往往会出现预算反复、餐食浪费或个别人无餐可用。
Procurement Checklist
餐饮询价前，先拆清四项数量和服务边界
人数、餐标、特殊需求和交付方式要同时确认，报价才有可比性。
说清餐标包含内容
桌餐、自助餐、盒餐和茶歇的计价方式不同，要确认饮品、服务费、餐具和运输是否包含。
- 报价是否含税及配送
- 是否设置最低起订量
- 加餐和退餐怎样计费
提前收集特殊饮食
清真、素食、食物过敏和医嘱饮食应单独汇总，并确认供应方能否安全区分制作和包装。
- 需求收集截止时间
- 餐盒标识和交付方式
- 个人信息如何妥善使用
核对送餐与用餐动线
确认车辆到达点、电梯、备餐区、垃圾清运和参会者取餐方向，避免与散会人流相互拥堵。
- 餐食最早何时可进场
- 是否需要保温或冷藏
- 剩余餐食由谁处理
人数确认
用三个时间点控制增减餐
把初报、锁定和现场机动分开，既减少浪费，也给临时变化留出余量。
报名阶段做初步测算
根据确认参会、待定人员和历史到场率形成数量区间，用于比较餐饮方案。
供应方截止前锁定
由一名确认人汇总最终数量和特殊需求，避免多个部门分别通知造成重复调整。
现场保留机动餐
按嘉宾变化和临时报到风险准备合理余量，并单独标记特殊餐食。
用餐后核对实际数量
记录送达、追加、退回和剩余数量，为结算与下次同类会议测算提供依据。
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FAQ
常见问题
餐饮采购的关键，是让数量变化和特殊需求都有明确的确认口径。
会议用餐人数什么时候锁定？
在供应方规定的最晚调整时间前锁定，并为临时报到保留少量机动餐。
特殊饮食需求怎么收集？
报名阶段收集，按编号或姓名定向交付，避免在公共区域展示个人信息。
茶歇要按全体人数准备吗？
应结合茶歇时长、会场动线和实际停留人数核算，并确认现场补充方式。
临时增加用餐人数怎么办？
提前约定机动数量、加餐单价和确认人，超出范围后按现场供应能力处理。
项目咨询
会议餐饮询价前，先把人数结构和服务范围列清楚
提供会议日期、场地、时段、预计人数和特殊饮食需求，可先协助拆分用餐、茶歇与现场交付安排。